Warum „Zeitmanagement“ ein Mythos ist – und doch so populär

„Wenn Sie kaum Zeit haben, dann müssen Sie diese besser managen!“ – Diesen oder einen ähnlichen Satz hört man immer mal wieder, wenn man sich über seinen persönlichen Stress in der Tierarztpraxis oder sein vermeintlich fehlendes Zeitmanagement im tierärztlichen Alltag beklagt: „Hätte ich doch mehr Zeit…!“.

Zeit jedoch ist eine fixe Größe: 24 Stunden am Tag mit jeweils 60 Minuten mit jeweils 60 Sekunden. Mehr gibt es nicht.
Dennoch ist das Wort Zeitmanagement populär und kommt vielseits zur Anwendung. Warum? Weil es klar macht, um was es geht: Mehr Zeit erhalten für die Dinge, die wichtig sind. Oder: Die verfügbare Zeit so einzuteilen, dass man alle seine gewählten Aufgaben schafft.
Jedoch sollte in diesem Rahmen auch immer klar gemacht werden: Es geht darum, dass man nicht die Zeit per se managend, sondern sich selbst. Also quasi ein „Eigene-Zeit-Management“. Komisches Wort. Möchte keiner wirklich hören. Aber darum geht es: Sie müssen sich selbst managen. Und das erfordert nicht nur Übung, sondern auch ein hohes Maß an Disziplin. Und eine gewisse Ruhe, sich nicht durch Notfälle und andere Alltagssituationen in der Tiermedizin von seinem „grundsätzlichen Weg“ abbringen zu lassen.

Das Konzept „Zeitmanagement“

In den 50er Jahren wurde Zeitmanagement so verstanden, als dass die gegebene Zeit effizienter genutzt werden sollte. Der Mythos dahinter war, dass, wenn man Werkzeuge erfinden konnte, die einem ermöglichten schneller zu arbeiten, dann hätte man mehr Zeit für mehr Arbeit in kürzerer Zeit. Leider wissen wir heute, dass dieses Konzept nicht aufgeht, denn auch heute laufen uns trotz hervorragender zeit-einsparender Technologie die Stunden gefühlt davon: Die Hamster rennen schneller in ihrem Rad. Mehr hat sich nicht wirklich geändert.

In den 80er Jahren fing man an zu priorisieren: Wichtig versus unwichtig. Doch auch die Priorisierung von Aufgaben ist per se ein Mythos, denn wenn Aufgabe #5 plötzlich die #1 wird, weil genau diese Aufgabe wichtiger ist als alle anderen, dann ändert es dennoch nichts an unserer langen To-Do-Liste. Irgendwann müssen auch #3, #18 oder #1598948 abgearbeitet sein.

Rory Vaden, ein Stratege für Selbst-Disziplin aus den USA entwickelte ein weiteres Konzept mit einer dritten Dimension: Der Signifikanz. Kombiniert man alle drei Dimensionen erhält man drei wesentliche Fragestellungen, um seine persönliche Zeit um managen. Und diese Fragestellungen sind – nicht immer, aber häufig – auch auf den tierärztlichen Alltag übertragbar. Vor allem, wenn es um administrative Aufgaben geht, die ja doch einen großen Teil darstellen können:

1. Wann genau muss eine Aufgabe erledigt sein? (Dringlichkeit)
2. Wie wichtig ist diese Aufgabe? (Wichtigkeit)
3. Wie lange habe ich etwas von dieser Aufgabe, nachdem sie erledigt wurde? (Signifikanz)

Modernes „Zeitmanagement“

Schauen wir uns das neue Konzept der drei Dimensionen bzw. der drei Fragestellungen genauer an, so wird man sich zukünftig weiterhin fragen, wie wichtig eine Aufgabe ist und somit auch, wann sie zu erledigen ist. Aber man wird sich ebenso fragen: „Was kann ich heute erledigen, was mir morgen Zeit schenkt?“ (Und damit auch mehr Ruhe für meine Patienten) – Oder „Was kann ich JETZT tun, um mir mein Leben zukünftig zu erleichtern?“

Dieses Konzept ermöglicht, grundlegende Konzepte wie die Eisenhower Matrix oder die Priorisierung einer klassischen To-Do-Liste zu erweitern. Nach einer Elimination aktuell unwichtiger oder nicht-dringender Aufgaben (Sie können z.B. auch eine „Not-To-Do-Liste“ etablieren, das kann sehr befreiend sein!), picken Sie sich aus Ihrer Liste die Aufgaben raus, die automatisiert werden können. Wenn Sie z.B. eine Stunde darauf verbuchen, Ihren privaten Kalender so zu konfigurieren, dass jeder Termin mit einer 15-Min-Vorlauf-Erinnerung versehen ist, dann werden Sie zukünftig nicht mehr in Stress geraten wegen Unpünktlichkeit oder „Ups-Vergessen“. Sehen Sie diesen zweiten Schritt als Investment in Ihre Lebenszeit. Schaffen Sie heute Dinge, die Ihnen morgen Zeit schenken.

Anderes Beispiel: Wenn Sie heute Zeit darauf verwenden, eine neue Software in Ihre Tierarztpraxis zu integrieren, die Ihnen z.B. zukünftig das Schreiben von Dienstplänen erleichtert oder diese gar automatisiert, dann haben Sie zwar anfänglich Zeit investiert, um diese neue Software zu verstehen und einzurichten. Auf lange Sicht werden Sie Zeit jedoch um ein Vielfaches einsparen. (Ja, dies ist versteckte Werbung. Und zwar für die VetStage-Personalverwaltung.. 🙂 )

In einem dritten Schritt sortieren Sie die Aufgaben aus, die delegiert werden können. Für viele Kolleginnen und Kollegen ist dies der schwerste Part, denn welche Aufgaben KANN man delegieren? Nun, bedauerlicherweise bedeutet Delegieren auch immer, nach dem „Trial-and-Error“-Prinzip zu lernen. Fangen Sie daher bei Misstrauen oder Sorge in kleinen Schritten an und steigern Sie die delegierten Aufgaben Stück für Stück. Wichtig ist hierbei jedoch, dass Sie Aufgaben korrekt delegieren.

Nach Aussortieren und Automatisieren folgt Delegieren – wie?!

Wer Aufgaben delegieren möchte, möchte sich immer sicher sein, dass diese auch zur eigenen Zufriedenheit durchgeführt werden. Dies ist jedoch nicht selbstverständlich, denn es mag sein, dass die Blickwinkel auf die entsprechend auszuführende Aufgabe unterschiedlich sind. Wir sind generell der Meinung, dass niemand unsere Aufgaben so gut durchführen kann wie wir selbst. Beim Delegieren wird somit stetig das Haar in der Suppe gesucht, um seinem Ego zu beweisen, dass wir es doch lieber hätten selbst machen sollen… Denken Sie immer daran, denn auch diese Erkenntnis wird Ihnen helfen, das Delegieren zu lernen.

Sie müssen z.B. nicht darauf bestehen, Krallen selbst zu schneiden, Tuben zu schieben oder Rechnungen zu schreiben. Oder? – Wenn Ihr Team es tatsächlich nicht schafft, solche Aufgaben für Sie zu übernehmen, dann könnte es vielleicht daran liegen, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht entsprechend ausgebildet haben. Oder vielleicht haben Sie die falschen Leute angestellt. Bevor Sie sich somit über die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter beschweren, bitte überlegen Sie zuerst, ob der- oder diejenige die delegierte Aufgabe wirklich zu Ihrer Zufriedenheit ausführen KANN, weil bekannt ist, wann Sie zufrieden sind. Ansprüche und Erwartungen können sich von Person zu Person unterscheiden.

Wenn Sie es am Ende tatsächlich nicht schaffen, eine Aufgabe zu eliminieren, zu automatisieren oder zu delegieren, dann wird diese an Ihnen hängen bleiben.

Die letzte wichtige Frage: Jetzt oder später?

Wenn Aufgaben an Ihnen hängen bleiben müssen Sie entscheiden, was Sie mit der Aufgabe machen. Soll sie sofort erledigt werden oder später? Denken Sie aber daran. Prokrastination führt auch immer zu einem gewissen Grad an Stress. Denn Aufgaben, die aktuell eher unwichtig erscheinen, können mit der Zeit immer dringender und wichtiger werden. Und wenn Sie dann verpassen, die Aufgabe rechtzeitig zu erledigen (oder zu delegieren?!), dann kann dies mit mehr oder weniger schwerwiegenden Konsequenzen verbunden sein. Denken Sie nur an Strafzettel, Steuer, Löhne…

Müssen Sie Aufgaben sofort erledigen, dann konzentrieren Sie sich und führen Sie diese Aufgabe möglichst zu Ende. Vermeiden Sie Störungen aller Art – und kommunizieren Sie ggf auch mit Ihrem Team, dass Sie genau jetzt bitte ungestört sein möchten. Geht nicht? Doch. Geht. Aber dies ist Stoff für einen nächsten Artikel.

Tipps zum Weiterlesen:
Buch „Stress- und Zeitmanagement für Tierärzte“ von Frau Dr. Lisa Leiner – bei Lehmanns

Stress in der Tierarztpraxis: Teil 1 und Teil 2

Kommunikation im tierärztlichen Tam