Arbeitszeiterfassung in der Tiermedizin: Ciao Zettelwirtschaft, Hallo digitale Personalverwaltung!
Die Erweiterung der Aufzeichnungspflicht von allen Arbeitszeiten, unabhängig von geleisteter Mehrarbeit, Sonn- oder Feiertagsarbeit, hat auch für die Tiermedizin Konsequenzen. Die Entscheidung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) im September 2022 bedeutet für Arbeitgebende eine neue Herausforderung, denn es müssen neue Systeme geschaffen und implementiert werden. Dies stellt auch eine Chance für eine verbesserte Organisation und mehr Transparenz dar. Doch wie kann eine praktikable und rechtskonforme Lösung für die Arbeitszeiterfassung in der Tiermedizin gefunden werden und vor allem praxistauglich umgesetzt werden? In diesem Artikel werden wir uns mit den besonderen Herausforderungen und Chancen auseinandersetzen, die sich aus der Arbeitszeiterfassung in diesem Bereich ergeben.
In seinem Urteil Ende vergangenen Jahres stellte das Bundesarbeitsgericht fest, dass Arbeitgebende verpflichtet sind, ein System zur Verfügung zu stellen, mit dem Mitarbeitende ihre geleisteten Arbeitszeiten dokumentieren können. Die Grundlage dieser Entscheidung ist eine Interpretation des Arbeitsschutzgesetzes, die sich an europäischem Recht orientiert. Demnach sind Arbeitgebende verpflichtet, die erforderlichen Mittel zur Verfügung zu stellen, um die Einhaltung der Arbeitsschutzvorschriften sicherzustellen. Zusätzlich bezieht sich die Entscheidung auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) zur Arbeitszeiterfassung, das im Mai 2019 gefällt wurde.
Die Forderung nach der Erfassung der Arbeitszeit stellt also die Umsetzung des EuGH-Urteils in nationales Recht dar. Ansonsten sieht § 16 Abs. 2 ArbZG nur eine Aufzeichnungspflicht für die über acht Stunden am Tag hinausgehende Arbeitszeit vor. Grundsätzlich besteht für Arbeitgeber:innen die Möglichkeit, die Pflicht zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten an ihre Mitarbeiter:innen zu delegieren.
Die Bundesregierung arbeitet weiterhin an einem Gesetz, das im Laufe der Jahre 2024/2025 Klarheit auf nationaler Ebene bezüglich der konkreten Umsetzung des “Stechuhr-Urteils” schaffen soll. Jedoch gilt bereits jetzt durch die europarechtskonforme Auslegung des Arbeitsschutzgesetzes die Pflicht zur Dokumentation der täglichen Arbeitszeiten.
Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgebende aufgrund des BAG-Urteils ein System bereitstellen müssen, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeitenden unabhängig von Mehrarbeit, Sonn- oder Feiertagsarbeit zu dokumentieren. Diese Entscheidung basiert auf europäischem Recht und orientiert sich an den Anforderungen des EuGH-Urteils von 2019, das eine zuverlässige, objektive, leicht zugängliche und fälschungssichere Aufzeichnung betont. Somit resultiert aus dem BAG-Urteil eine erweiterte Aufzeichnungspflicht, die die Notwendigkeit einer präzisen Arbeitszeiterfassung in der Tiermedizin unterstreicht. Die Arbeitszeiterfassung gewährleistet die Einhaltung von Arbeitsschutzvorschriften, fördert die Transparenz bezüglich der täglichen Arbeitszeiten und bietet eine Möglichkeit zur Effizienzsteigerung in Tierarztpraxen und Tierkliniken. Kurz gesagt, sie hilft, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, potenzielle Verstöße zu vermeiden und eine geordnete Arbeitsumgebung sicherzustellen.
Auch in der Tiermedizin besteht die Verpflichtung zur täglichen Arbeitszeiterfassung. Dies gilt insbesondere, wenn die Wochenarbeitszeit über die gesetzliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden pro Woche hinausgeht. Einen weiteren Artikel zum Thema Arbeitszeiterfassung findest Du auf VetStage.
Ja, VetStage Personalverwaltung bietet speziell für Tierarztpraxen und Tierkliniken eine DSGVO-konforme und digitale Lösung.
Im Falle von amtlichen Überprüfungen der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes durch die Arbeitsschutzbehörden, werden Verstöße gegen die einzuhaltenden Arbeits- und Ruhezeiten mit Bußgeldern von bis zu 30.000 € geahndet. Bei Gefährdung der Gesundheit der Arbeitnehmenden durch die Missachtung der gesetzlichen Arbeitszeiten können sogar Freiheitsstrafen eingesetzt werden (Quelle: Zoll).
Die DSGVO-Konformität gewährleistet einen rechtssicheren Umgang mit personenbezogenen Daten. VetStage Personalverwaltung bietet für die Tiermedizin eine DSGVO-konforme Nutzung.
Manuelle Methoden wie der gute alte Stundenzettel, traditionelle Stechuhren und mobile digitale Arbeitszeiterfassung sind Optionen. Die digitale Variante bietet jedoch mehr Transparenz und Effizienz: Die digitale Zeiterfassung stellt in der Tiermedizin eine bedeutende Innovation dar, insbesondere hinsichtlich der Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes, der Schichtplanung und der Organisation von Notdiensten. Diese moderne Form der Arbeitszeiterfassung ermöglicht eine präzise Dokumentation der Arbeitszeiten, eine effiziente Gestaltung von Schichtplänen und steigert die Transparenz sowie die Effizienz im Arbeitsalltag. Dadurch wird nicht nur die Verwaltung durch den/die Praxisinhaber:in erleichtert und verbessert, sondern auch die Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich erhöht. In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt, in der insbesondere die nachrückende Generation Wert auf eine genaue und unkomplizierte Erfassung ihrer Arbeitszeit legt, positioniert sich eine Praxis mit digitaler Zeiterfassung zukunftsorientiert und attraktiv. Dies trägt entscheidend dazu bei, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern und die Praxis als fortschrittlichen und mitarbeiterfreundlichen Arbeitsplatz zu etablieren.
Erfahre hier die verschiedenen Optionen mit den jeweiligen Chancen und Risiken vor dem Hintergrund des tiermedizinischen Arbeitsalltags.
Bei der manuellen Arbeitszeiterfassung schreiben Arbeitnehmende die täglich geleisteten Arbeitszeiten auf - entweder auf einen Stundenzettel aus Papier oder als Eintrag in eine Excel-Tabelle. Die Einfachheit dieser Variante stellt einen validen, wenn auch einzigen Pluspunkt dar.
Denn die Erfassung der persönlichen Arbeitszeit kann im stressigen Arbeitsalltag leicht vergessen gehen. Außerdem können bei der Arbeit mit Stundenzetteln auf Papier leicht Rechenfehler beim Zusammentragen der monatlichen Arbeitszeit und somit ggf. auch bei der monatlichen Vergütung passieren. Keiner möchte es annehmen, dennoch: Vor allem die handschriftliche Variante eines Dokuments ist am einfachsten zu fälschen, sowohl vom Arbeitgebenden als auch vom Arbeitnehmenden. Klar, bei allen Varianten sind Fälschungen möglich, jedoch keine so einfach und effektiv wie bei handschriftlichen Zetteln.
Zusätzlich ist für eben diese Vergütung spätestens am Ende des Monats die Übertragung aller Arbeitszeiten in ein digitales Arbeitszeitkonto vonnöten, was unterm Strich einen erheblichen Mehraufwand hinsichtlich Personal- und Materialkosten in Zusammenhang mit diesem Modell darstellt.
Der Stundenzettel ist einfach, aber fehleranfällig und anfällig für Fälschungen. Die manuelle Übertragung in ein digitales Arbeitszeitkonto erfordert zusätzlichen Aufwand.
Bei der Stechuhr handelt es sich um eine Einrichtung in den Praxisräumen, bei der man sich ein- und ausstempeln kann. Der Vorteil dieser Variante gegenüber dem Stundenzettel besteht in der digitalen Arbeitszeiterfassung, was eine vereinfachte Übermittlung der geleisteten Arbeitszeiten für die Gehaltsabrechnung bedeutet.
Bei den traditionellen Stechuhren haben Mitarbeitende (MA) keinen direkten Einblick in ihre Arbeitsstunden. Arbeitgebende (AG) sind zwar verpflichtet, diese Informationen auf Anfrage herauszugeben, doch führt dies zu erhöhtem Aufwand auf beiden Seiten und mangelnder Transparenz. Ein weiteres Problem besteht darin, dass die Einträge von den Mitarbeitenden meist nicht nachträglich bearbeitet werden können. Änderungen müssen an die Arbeitgebenden weitergegeben und von diesen korrigiert werden, was jedoch oft unterbleibt und zu falschen Auszahlungen führen kann. Dieses Risiko wird den Mitarbeitenden oft erst bewusst, wenn sie ihre Arbeitszeit parallel selbst dokumentieren und ausrechnen, was jedoch selten praktiziert wird. Zudem ist es schwierig, Zuschläge für Sonn- und Feiertagsarbeit sowie Notdienste mit einer Stechuhr korrekt zu erfassen.
Ein weiteres Manko stellt die räumliche Gebundenheit der Stechuhr dar, was diese Methode zur Arbeitszeiterfassung unmöglich praktikabel umsetzbar für Fahrpraxen der Nutztier- und Pferdebranche macht.
Demzufolge beschreibt diese Variante auch keine Lösung für Arbeitsmodelle mit Home-Office-Anteil.
Die Stechuhr bietet zwar digitale Erfassung, aber mit Einschränkungen in der Transparenz und Flexibilität. Sie ist räumlich gebunden und für Home-Office-Anteile ungeeignet.
Zu guter Letzt widmen wir uns der mobilen digitalen Arbeitszeiterfassung. Bei dieser Option werden die Arbeitszeiten minutengenau durch die Arbeitnehmenden erfasst, da sich die Mitarbeitenden digital ein- und ausstempeln und Pausenzeiten eintragen können, bspw. innerhalb einer mobil verfügbaren App, was diese Variante auch attraktiv für Fahrpraxen macht. Dieser Ansatz stellt zudem eine sehr gerechte und effiziente Lösung dar, da diese sehr objektiv und genau ist.
Eine oft genannte Hürde: Arbeitnehmende könnten sich so auch sehr kontrolliert fühlen. Nach der neuen Gesetzgebung ist die genaue Erfassung der Arbeitszeit jedoch ohnehin erforderlich, und in diesem Kontext bietet die digitale Zeiterfassung die einzige Möglichkeit, Arbeitnehmenden eine umfassende Transparenz ihrer Arbeitszeiten zu gewährleisten.
Ein solches System kann die Gehaltsabrechnung vereinfachen und Überstunden automatisch verrechnen. Außerdem besteht ein besonderer Vorteil eines digitalen Zeiterfassungssystems darin, dass auch die personelle Einsatz- und Abwesenheitsplanung darüber abgewickelt werden kann, was die anderen Möglichkeiten der Zeiterfassung nicht inkludieren können. Eine herausragende Möglichkeit der digitalen Zeiterfassung besteht darin, sowohl für Arbeitnehmende als auch für Arbeitgebende nützliche Auswertungen bereitzustellen, wie beispielsweise Einsatzkennzahlen zur Häufigkeit der Sonn- und Feiertagsarbeit oder zur Anzahl der Fortbildungen eines Mitarbeitenden im Laufe des Jahres.
Die Anforderungen, die der EuGH bereits 2019 festsetzte, eine verlässliche, objektive und leicht zugängliche Aufzeichnung, Revisionssicherheit und eine gewisse Praktikabilität zu gewährleisten, machen die digitale Zeiterfassung nicht zwingend erforderlich, jedoch findet sich in der digitalen Dokumentation der Arbeitszeiten die einfachste Lösung. Per Hand geschriebene Stundenzettel, auf denen Beginn und Ende der Arbeitszeit sowie Pausen dokumentiert werden, werden zwar noch akzeptiert, sind jedoch vor dem Hintergrund einer zunehmend digitalisierten Welt nicht mehr zeitgemäß und mit erheblichem Mehraufwand im Vergleich zur digitalen Variante gekennzeichnet.
Die mobile digitale Arbeitszeiterfassung ermöglicht minutengenaue Aufzeichnungen, transparente Pausenzeiten und eine einfache Gehaltsabrechnung, was nicht nur für Fahrpraxen besonders praktikabel ist. Zudem bietet sie Transparenz und Effizienz, ermöglicht eine präzise Dokumentation, einfache Schichtplanung und die Organisation von Notdiensten.
Die digitale Zeiterfassung erleichtert die Verwaltung, verbessert die Arbeitszufriedenheit und positioniert die Praxis als zukunftsorientierten und attraktiven Arbeitsplatz.
VetStage Personalverwaltung ermöglicht alles Gewünschte bzw. Geforderte unter einem Dach: rechtskonforme Zeiterfassung, effektive Schichtplanung, vereinfachte Lohnabrechnung, genauso wie transparente Abwesenheitsplanung. Das lästige Papierchaos gehört so der Vergangenheit an!
Zeiterfassung - immer und überall möglich
Die digitale Zeiterfassung über VetStage Personalverwaltung bietet eine höhere Transparenz und Effizienz im Arbeitsalltag. Durch die genaue Dokumentation der Arbeitszeiten können beispielsweise Überstunden besser erfasst und abgegolten werden. Zudem können die Mitarbeiter:innen jederzeit ihre eigenen Arbeitszeiten einsehen und haben somit einen besseren Überblick über ihre Arbeitszeiten und -stunden.
In der übersichtlichen Darstellung der Arbeitszeitkonten haben Arbeitgebende direkt einen Überblick über die vorhandenen Überstunden aller Mitarbeitenden. Dabei schätzen Arbeitnehmende besonders den transparenten und übersichtlichen Umgang mit ihrer geleisteten Arbeitszeit.
Bei der Verwendung ist es unerheblich, ob der Einsatz stationär für Kleintierpraxen mit Tablet ohne hohen Montageaufwand oder mobil für die Fahrpraxis über das Handy mit Stempelfunktion stattfinden soll. Durch die Smartphone-Lösung ist die bequeme Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen auch unterwegs möglich. Die Benutzung ist einfach und unkompliziert und es sind keine zusätzlichen Geräte erforderlich.
Schicht- und Abwesenheitsplanung
Die Cloud-basierte Serviceplattform ermöglicht zudem eine flexible, unkomplizierte, top-aktuelle Urlaubs- und Schichtplanung von überall und jederzeit.
Über VetStage Personalverwaltung können die Schichten einfach und schnell geplant und Mitarbeiter:innen entsprechend eingeteilt werden. Dies kann dabei helfen, Schichtplanungsschwierigkeiten zu vermeiden und einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Dadurch bleibt mehr Zeit für den Teamgeist, anstatt sich mit Personalverwaltung zu beschäftigen, denn die Live-Schichtplanung mit automatischen Benachrichtigungen für die Mitarbeitenden erleichtert die Organisation erheblich. Zudem können Notdienste effizienter organisiert und geplant werden, da die digitalen Aufzeichnungen eine schnelle und einfache Übersicht über die Verfügbarkeit der Mitarbeiter:innen bieten und eventuelle Zuschläge automatisch erfasst werden.
Auch die Abwesenheitsplanung kann transparent und einfach eingesehen werden von allen Mitarbeitenden. Gleichzeitig können Urlaubsanträge und deren Genehmigung bequem per App oder per Mausklick im System abgewickelt werden und die Urlaubszeiten werden automatisch im Arbeitszeitkonto verrechnet und im Schichtplan berücksichtigt.
Wenn man am Wochenende mit der Familie Urlaube plant, kann man dank digitaler Tools die Urlaubsanträge direkt stellen. Oft werden die geplanten Urlaube der Kollegen untereinander geteilt, wodurch Mitarbeitende stärker in die Planung mit einbezogen werden können. Durch interne Regelungen, wie zum Beispiel die Beschränkung auf maximal zwei gleichzeitige Urlaube pro Abteilung, können die Mitarbeiter:innen bereits vor dem Absenden des Antrags selbst einschätzen, ob ein Urlaub möglich sein könnte. Dies spart Zeit und die Notwendigkeit, auf den nächsten Arbeitstag warten zu müssen, um zufällig den entsprechenden Vorgesetzten zu sehen und den Urlaub zu besprechen.
Zudem bietet die Software die Möglichkeit, Abwesenheiten aufgrund von Fortbildungen direkt zusammen mit einem Antrag auf Kostenübernahme einzureichen. Selbst wenn eine Fortbildung nicht finanziell unterstützt wird, kann sie dennoch als Abwesenheit im System erfasst werden, was als nützliche Information für die Kolleginnen und Kollegen dient. Auch die Schulzeiten von Auszubildenden können problemlos hinterlegt werden.
Support
VetStage Personalverwaltung bietet ebenfalls einen Vorsprung auf dem Personalmarkt, da die Software speziell von Tierärzten:innen für Tierärzten:innen entwickelt wurde. Die Plattform wird ständig weiterentwickelt und Nutzende erhalten Unterstützung bei der Ersteinrichtung und dem Einpflegen von Mitarbeitendendaten. Bei eventuell auftretenden Problemen, Fragen oder Verbesserungsvorschlägen hat das VetStage-Team immer ein offenes Ohr und hilft schnell weiter.
Weitere Benefits auf einen Blick:
VetStage Personalverwaltung ermöglicht eine ortsunabhängige, flexible Planung und Verwaltung von Schichten und Abwesenheiten sowie eine entspannte Lohnabrechnung am Monatsende.
Die Software wurde von Tierärzten:innen entwickelt und bietet kontinuierliche Weiterentwicklung, Support nicht nur bei der Einrichtung sondern auch ein offenes Ohr für Anregungen und Probleme direkt via Chat aus dem Programm heraus. Testimonials von Nutzern findest Du hier.
DSGVO-Konformität, funktionale Schnittstellen zu Praxis-Managementsystemen, einfache Lohnabrechnung und Unterstützung durch das VetStage-Team sind einige der zusätzlichen Vorteile.
Vor allem durch die Schnittstellen zu relevanten Praxismanagement-Systemen wie Vetera, easyVET und Vet7.well ist ist die Software von VetStage besonders funktional.
Die Software bietet vielfältige Auswertungen, darunter Lohnabrechnungsdaten, Überstundenauswertungen und Projektauswertungen sowie spezielle Mitarbeiterauswertungen.
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